Импорт пользователей

В Collaborator имеется возможность выполнить импорт списка пользователей. Для этого необходимо подготовить файл в формате CSV следующего вида:

ID;Фамилия;Имя;Отчество;Логин;Почта;Пароль;Дата рождения;Пол (Ж-1, М-0);Город;Подразделение;Должность;Метки;телефон;Статус (0 - работает, 1 - уволен, 2 - декрет, 3 - больничный);Принят на работу;Google Id 
demo1;Диккенс;Чарльз;;utest2;utest2@test.me;111;16.10.1988;0;Минск;Филиал "Минский";Сотрудник;новичок;123456;;21.02.2015;
demo2;Митчелл;Маргарет;;utest3;utest3@test.me;111;31.03.1991;1;Минск;Филиал "Минский";Сотрудник;новичок;111222;;02.04.2014;
demo3;Чуковский;Корней;Иванович;utest4;utest4@test.me;111;19.03.1982;0;Минск;Филиал "Минский";Руководитель;кадровый резерв;222333;1;12.05.2013;
demo4;Достоевский;Федор;Николаевич;utest5;utest5@test.me;111;30.05.1972;0;Киев;Филиал "Киевский";Сотрудник;кадровый резерв;444333;;02.04.2014;
demo5;Толстой;Лев;Николаевич;utest6;utest6@test.me;111;04.09.1972;0;Киев;Филиал "Киевский";Руководитель;кадровый резерв;332233;2;02.04.2014;
demo6;Булгаков;Михаил;;utest7;utest7@test.me;111;26.06.1991;0;Киев;Филиал "Киевский";Сотрудник;кадровый резерв;223344;;21.02.2015;
demo7;Гоголь;Николай;;utest8;utest8@test.me;111;09.06.1984;0;Винница;Филиал "Винницкий";Руководитель;кадровый резерв;5544566;;12.01.2016;
demo8;Чехов;Антон;Павлович;utest9;utest9@test.me;111;12.03.1980;0;Винница;Филиал "Винницкий";Сотрудник;новичок;543212;;02.12.2016;
Таким образом задается таблица учетных записей. Первая строка содержит заголовки столбцов таблицы. Все остальные строки файла - записи в таблице. Каждая ячейка отделяется точкой с запятой.

Поля данных:

поленазначение
IDобязательное значение, уникальный идентификатор человека, может быть ИНН или табельный номер
Фамилияобязательное значение
Имяобязательное значение
Отчество- можно не заполнять
Логинобязательное значение
Почтаобязательное значение
Пароль- можно не заполнять, тогда назначит пароль по-умолчанию
Дата рождения- можно не заполнять
Пол (Ж-1, М-0)- можно не заполнять
Город- можно не заполнять
Подразделение- можно не заполнять
Должность- можно не заполнять
Метки- можно не заполнять, содержит теги-метки которые позволят находить пользователя, через запятую можно указать несколько меток
телефон- можно не заполнять
Статус (работает - 0, уволен - 1, в декрете - 2, больничный - 3, и т.д.)- можно не заполнять, по умолчанию = 0
Принят на работу- можно не заполнять, содержит официальную дату приема на работу в компанию, по ней определяется общий стаж работы в компании
Google Id- можно не заполнять, Google Id пользователя для авторизации через Google

Файл в кодировке cp1251 корректно открывается любой версией MS Excel и отображается в виде таблицы, данные которой можно изменять.

Подробнее про способы редактирования файла см. Как можно изменять файл импорта

2017-05-22_095731.png

По данным этого файла при импорте автоматически создаются новые учетные записи в Collaborator. Существующие в системе записи, для которых указан идентификатор (см. первый столбец файла), будут обновлены.

Метки и атрибуты

Каждому пользователю в CSV-файле можно задать одну или несколько меток (тегов). Метки будут перенесены на учетные записи в Collaborator. Они позволяют не только отметить принадлежность пользователя к какой-либо группе, но и быстро находить нужного человека по заданным признакам. Например, в качестве меток удобно использовать названия учебных групп, профессий.

Если при следующем импорте файла со списком пользователей в нем будет убрана старая метка и добавлена новая, то после импорта в Профиле пользователя старая метка останется (метки удаляются только вручную), а новая добавится.

Благодаря этому Администратор может задать вручную метку пользователю и не переживать, что она будет удалена при импорте обновленного списка.

При импорте можно задать несколько меток сразу. Для этого их достаточно перечислить через запятую, например так:

игрок, руководитель, прилежный семьянин

Отдельными атрибутами учетной записи являются Город, Подразделение и Должность. Они необходимы для работы Оргструктуры и Опросов 360.

Телефонные номера

Каждому пользователю в CSV-файле можно задать телефонный номер. Телефонный номер добавляется как отдельное поле после Меток. После импорта данные с номером доступны только для администратора и для пользователя в его профиле. Телефонный номер пользователя используется для дополнительных рассылок SMS сообщений.
В файле импорта телефонные номера можно указывать несколькими способами:

  1. Без указания кода страны.
972356853

В таком случае всем номерам будет присвоено, тот код страны, что указан в настройках сайта. Если например в настойках задано по умолчанию телефонный код Украины, то после импорта поле с телефоном будет заполнено так:

Screenshot_8.png

Код страны можно изменить в ручном режиме, но после очередного импорта он может снова сменится на код, что задан по умолчанию на сайте

  1. С указанием телефонных кодов страны. Использование уместно, когда в одном файле пользователи с телефонными номерами разных стран
+380972356853
+749278592421
+147638265836

Excel-шаблон списка сотрудников

-Скоро будет-

Процесс импорта пользователей

Для импорта пользователей в Систему необходимо загрузить подготовленный файл с помощью кнопки "Импортировать пользователей". Для этого достаточно “перетащить” файл на указанную кнопку или нажав на кнопку выбрать его.

Screenshot_6.jpg

После завершения загрузки новые пользователи будут добавлены в Систему, а существующие проверены на необходимость обновления и, если надо, обновлены:

Screenshot_7.jpg

Регулярные обновления

Этот механизм импорта используется для синхронизации записей пользователей в Collaborator с записями учетных кадровых систем (1С, HRB, Фрегат и других).

Правила импорта и обновления данных:

  • Если в файле появится новый сотрудник - в системе Collaborator будет создана новая учетная запись с соответствующими данными.

  • Если в файле по сотруднику изменятся данные, например, фамилия, e-mail, логин, должность и т.д., то эти же данные будут изменены и в соответствующей учетной записи в системе. Соответствие пользователя устанавливается по идентификатору, который задан в первом столбце данных файла.

    • Если пользователь изменит себе логин или email, то импорт файла заменит их своими значениями логина и email.
      Чтобы не изменять при импорте email или логин, который введет себе пользователь, нужно включить параметр портала (выполняется Техподдержкой):
      • Не перезаписывать измененный email пользователя при импорте
      • Не перезаписывать измененный логин пользователя при импорте
    • При использовании настройки “Не перезаписывать измененный email пользователя при импорте” email как исключение можно изменить для пользователей, у которых в системе указан тестовый почтовый адрес @test.me
    • Но если пользователь изменит себе пароль, то импорт файла не будет его перезаписывать.
    • Также информация в полях Дата рождения и Телефон не заменяется на пустое значение после импорта, если в файле эти данные отсутствуют
  • Если в файле “исчезнет” сотрудник, то в системе его учетная запись будет заблокирована. Она будет разблокирована, когда сотрудник появится в файле. Соответствие пользователя устанавливается по идентификатору, который задан в первом столбце данных файла.

  • Описанная обработка пользователей системы будет происходить только с теми, у кого задан ИД (идентификатор по которому происходит синхронизация).

Как следствие:

а) такие пользователи не будут автоматически блокироваться при импорте, если про них нет данных в импортируемом файле, и данные этого пользователя не зависят от того что импортируется;

б) если такой пользователь появится в импортируемом файле со своим ИД и у него будет другой логин или e-mail, то в системе появится новая учетная запись, и тогда у одного человека будет две учетные записи - старая и новая. Эту ситуацию нужно будет разрешать вручную.

При импорте новые пользователи будут добавлены, уволенные сотрудники заблокированы, а для существующих персональные данные будут автоматически проверены и обновлены.

Все изменения при повторном импорте пользователей отображаются в виде автоматического сообщения после окончания загрузки файла. Нужно следить, чтобы количество добавленных изменений в файле импорта совпадало с цифрами в этом сообщении. Если есть какие то несовпадения, то скорее всего допущены ошибки при редактировании файла импорта.

Screenshot_6.png

Импорт пользователей работает в режиме синхронизации. Достаточно организовать выгрузку данных из этих систем в текстовый файл формата CSV. Этот формат поддерживается практически всеми распространенными системами кадрового учета.

Все изменения сохраняются в протокол импорта. Это позволяет отследить изменения должности, смену подразделения и изменения личных данных сотрудников. В любой момент протокол, как и любые другие табличные данные в Collaborator, можно выгрузить в формате Excel:

unnamed (11).png

Данные про должность, город и подразделение всегда можно увидеть в профиле пользователя и на всех страницах системы, где происходит управление пользователями.

Настройка SAAS Не блокировать отсутствующих пользователей при импорте:

  1. чекбокс снято
  • значение в колонке “Статус” в файле импорта игнорируется
  • все пользователи, отсутствующие в файле импорта блокируются (все у кого указан ID)
  1. чекбокс выставлено
  • значение в колонке “Статус” в файле учитываются при импорте
  • все пользователи, отсутствующие в файле импорта НЕ блокируются (все у кого указан ID)

Особенности изменения статуса при импорте:

  1. при изменении статуса на 1 или 0 (блокировка или активация пользователя) в независимости от наличия дополнительных изменений для этих же пользователей в сообщении после импорта файла в систему будет показано только количество пользователей для Заблокировано или Разблокировано

2016-11-29_164650.png

  1. В Протоколе импорта пользователей при блокировке или активации (изменения статуса на 1 или 0) пользователя и дополнительных изменениях (изменения города, должности, меток и т.д) будет отображаться два записи для каждого пользователя.

2016-11-29_164534.png