Рабочие задачи

Все задания в системе разделены на Учебные, которые отражают процессы обучения пользователей, и Рабочие, которые охватывают функциональные обязанности сотрудников.

При помощи Рабочих задач можно:

• выдать задачу,
• назначить ответственного за выполнение,
• назначить сроки и приоритеты,
• обсудить условия задачи и зафиксировать диалог общения,
• отслеживать изменения статуса задачи и контролировать ее выполнение,
• передавать задачу по процессу решения между сотрудниками.

Права доступу к рабочим задачам определяются настройками ролей системы:

Work_tasks
- администрировать Рабочие задачи
- пользоваться Рабочими задачами
- управлять задачами своих подчиненных
- наблюдать за Рабочими задачами

Настройки Рабочих задач

Для пользователей с возможностью редактировать Рабочие задачи предоставляется полный доступ к списку всех задач, включая редактирование и удаление, а также к Настройкам Приоритетов и Статусов рабочих задач. Инструменты настроек в меню Рабочие задачи - Настройка Рабочих задач.

Настройки позволяют создать собственный список уровней приоритетов и статусов для рабочих задач. Для каждого элемента списка можно указать название и цветовую гамму. При редактировании доступно изменение всех настроек, а также изменения порядка списка с автоматическим обновлением всех ранее созданных задач.

Цветовая индикация приоритетов задач позволяет акцентировать внимание на:

• задачах с высоким приоритетом;
• задачах, для которых приближается срок выполнения;
• просроченных задачах.

Фильтрация Рабочих задач

Список созданных рабочих задач находится в меню Рабочие задачи - Задачи.
Для пользователей доступ к списку рабочих задач определяется настройками разрешений в ролях. Для администратора с указанным правом администрировать Рабочие задачи доступен весь список Рабочих задач с возможностью фильтрации по всем группам фильтров:

1. По назначению задачи (1)

• Все
• Назначены мне
• Созданы мною
• Все с моим участием
• Наблюдаю

2. По статусу выполнения задачи (2)

• Все
• Открытие
• Закрытые

Фильтрация по статусу работает относительно настроек Статусов рабочих задач. Все задачи со статусом, что в настройках отмечен как выполнен, будут попадать в список по фильтру Закрытие. Не отмеченные статусы попадают в фильтр Открытие.

Фильтрация по назначению на Рабочую задачу происходит относительно назначения или участия пользователя в рабочей задачи. Все задачи, что в текущий момент назначены пользователю будут отображаться в списке по фильтру Назначены мне. Все задачи, для которых пользователь есть автором отображаются по фильтру Созданы мною. В список фильтра Все с моим участием попадают задачи, в которых пользователь оставлял комментарии или был ранее назначен.

Создание Рабочей задачи

Для создания новой задачи нужно нажать на кнопку Создать или перейти в меню Рабочие задачи - Создать задачу. Для новой задачи нужно указать:

• Название (1) - поле обязательное для заполнения;
• Описание (2) - текст описания можно добавить в редакторе;
• Прикрепленные файлы (3) - к задаче можно прикрепить файлы таких форматов: jpg, png, jpeg, bmp, gif, svg, xls, xlsx, doc, docx, zip, rar, 7z, pdf, epub, swf, ppt, pptx, pps, ppsx;
• План (4) - план выполнения задачи;
• блок “Создал” (5) - автоматически определяет автора задачи;
• блок “Назначить” (6) - выбор и назначения пользователей на задачу. Поиск пользователей возможен по ФИО или Email.
• блок “Свойства задачи” (7) - для указания приоритета, срока выполнения задачи и статуса. Приоритет и Статус проставляется автоматически (относительно расположения элементов списка в Настройках Рабочих задач - по умолчанию проставляются первые элементы из списков);
• блок “Наблюдают за задачей” (8) - выбор и назначения наблюдателей за задачей.

Рассылка Email для Рабочих задач

Для Рабочих задач рассылка Email происходит при:

• Назначение рабочей задачи
• Изменение в рабочей задаче

После создания задачи назначенному пользователю будет отправлено уведомление:

В процессе работы над задачей, изменения статуса и переназначения задачи другому пользователю, на которого в данный момент назначается задача также приходят уведомления на почту.

Наблюдение за задачей

Если во время создания рабочей задачи указать наблюдателя или же, пользователь зайдет в задачу и сам отметит себя наблюдателем, то ему на почту будут приходить уведомления о каждом изменении в рабочей задаче за которой он наблюдает.

В списке наблюдателей во время создания рабочей задачи могут быть только пользователи с правами “администрировать Рабочие задачи” и "наблюдать за Рабочими задачами", а также пользователи с руководящей должностью.

Назначение наблюдателя при создании задачи.

Кнопка для назначения себя наблюдателем при просмотре задачи.

Рабочие задачи для руководителей

Work_tasks
- управлять задачами своих подчиненных - Руководитель
- администрировать Рабочие задачи - Администратор
- пользоваться Рабочими задачами - Администратор, Руководитель, Пользователь

Руководитель с правом управлять задачами своих подчиненных может назначать Рабочие задачи:

• своим непосредственным подчиненным (определяется по оргструктуре)
• самому себе
• администратору

Администратор с правом администрировать Рабочие задачи может назначать Рабочие задачи:

• кому угодно в системе (в независимости от огрструктуры)
• самому себе

Пользователи с правами пользоваться Рабочими задачами

• своему непосредственному руководителю
• администратору
• коллеге (пользователи размещены в одной папке оргструктуры)